Se lancer dans l’aventure d’un projet FOAD est un exercice qui peut s’avérer extrêmement intéressant. Cette aventure peut-être révélatrice de nouvelles compétences, de créativité, de beaucoup de plaisir. Mais elle peut a contrario s’avérer coûteuse, et venir greffer de manière importante le budget de l’entreprise, pour un retour sur investissement peu rentable. Comme tout projet, il s’agit donc d’être rigoureux dans sa mise en place. Il est donc indispensable d’en déterminer le cadre.

#1 Établir un cahier des charges de la demande

Première étape de la mise en œuvre d’un projet FOAD, le cahier des charges est essentiel. Il est produit par le commanditaire, et fait suite à l’analyse interne de ses besoins en formation. Il permet à l’ingénieur FOAD de comprendre les besoins et attentes du demandeur. Il doit pour cela comporter un certain nombre d’éléments fondamentaux.

Parmi ces éléments, citons les identifiants du commanditaire, un éclairage sur le projet de l’entreprise, ou encore l’effectif qui doit être impacté par la formation. Il doit être indiqué comment s’organise la formation, les interlocuteurs, l’organigramme, avec la description des décideurs.

Le type de formation attendue doit être précisé. Ses enjeux pour l’entreprise (objectifs si possible mesurable) afin de faciliter l’évaluation du projet et d’en mesurer les effets.

Il doit être indiqué les compétences qui devront être issues de la formation. S’il y a eu des réflexions antérieures, d’autres formations, un audit interne, ceux-ci ont intérêt à être portés à l’attention de l’ingénieur.

Et encore les objectifs de cours, qui décrivent les compétences que les cours doivent permettre d’entraîner en termes de connaissances théoriques ou de savoir faire pratiques.

Le cahier des charges doit également informer sur la population concernée, et les différentes contraintes à son organisation, par exemple des personnels toujours en déplacement et ne pouvant se regrouper aisément. D’autres éléments peuvent apparaître comme les critères d’évaluations, qui pilotera la formation, et bien d’autres encore. Plus il comporte d’éléments, plus la réponse apportée sera précise.

Le cahier des charges de la demande est donc un préalable au cadrage d’un projet de formation. Il est l’élément sur lequel va s’appuyer l’ingénieur pour faire sa proposition sous forme de note de cadrage, ou cahier des charges de l’offre.

#2 Le cadrage d’un projet FOAD

Même si l’ingénieur n’est pas toujours en possession du cahier des charges, il devra obtenir les informations qui devraient s’y trouver afin d’apporter une réponse adaptée à la demande. En l’absence de ces informations, il existe un risque de passer à côté de points importants et donc d’engager un budget non adapté aux besoins. Un ingénieur ne peut pas deviner les besoins et les attentes, ceux-ci ne se supposent pas. La note de cadrage ne peut-être que le prolongement du cahier des charges, de la demande précise du commanditaire.

Généralement, une première journée, de type workshop, réunissant toutes les parties impliquées dans la formation, permet de déterminer avec précision les besoins et les attentes exprimés par le cahier des charges. Il s’agit alors de prolonger ce dernier en transformant les objectifs de l’organisation en objectifs pédagogiques. La définition des publics est affinée avec le plus de précision possible. Leurs prérequis sont déterminés. Et la stratégie pédagogique se met en place.

Les contours d’un premier scénario sont définis. Le système d’évaluation et ses critères sont établis.

Selon le scénario généré, la stratégie technique est pensée et le mode de diffusion des différentes ressources est énoncé. Les outils choisis pour leur réalisation sont proposés. Si un LMS est choisi, il apparaît sur la note de cadrage. Et les modalités de formation hors LMS sont représentées, que ce soient les classes virtuelles ou autres modalités asynchrones. 

L’ingénieur fait un constat des différentes contraintes pour l’organisation et renseigne la note de cadrage. Notamment pour ce qui concerne l’impact sur les collaborateurs, les formateurs et autres personnes impliquées dans la formation.

Enfin, l’organisation du projet est clairement décrite et les différents acteurs nommés. Le planning est créé et proposé dans la note de cadrage afin d’en déterminer l’impact sur l’organisation. Et pour finir, le budget et les risques sont dépeints avec les plus de détails possibles, ainsi que les mesures correctives proposées.

Conclusion

Le cadrage d’un projet ne peut être réalisé que sur demande d’une formation. Cette demande doit être la plus précise possible afin de limiter les risques d’incompréhension, et donc de dépassement de budget. Il s’agit également de ne pas confondre le cahier des charges qui représente la demande, et la note de cadrage qui représente l’offre de formation. Le cahier des charges est le fondement de la future formation que ne peut supposer l’ingénieur pour y répondre. Il ne viendrait à l’idée de personne de se rendre chez un concessionnaire automobile et juste de commander une automobile sans autre détails. Lors de la livraison, rien que la couleur risquerait de décevoir. Il en est de même pour une FOAD.

Visionnez un exemple de note de cadrage ci-dessous

Exemple de note de cadrage